Siapa Bilang Menerapkan Sistem Manajemen Mutu di Pengadilan Itu Mudah?
Karawang l Badilag.net
Saat ini semakin banyak pengadilan yang sedang dan telah menerapkan sistem manajemen mutu sehingga merengkuh Sertifikat ISO 9001:2008. Trend itu tidak berarti bahwa menerapkan standar internasional itu di pengadilan adalah perkara gampang.
Kesukaran tidak semata-mata menyangkut tebal-tipisnya anggaran, banyak-sedikitnya SDM, mutakhir atau kunonya peralatan, atau kembang-kempisnya komitmen seluruh aparatur peradilan dari top management hingga pegawai di lapisan bawah.
Ternyata kesukaran menerapkan sistem manajemen mutu di pengadilan lebih banyak timbul lantaran belum mentradisinya pengukuran dan pendokumentasian kinerja.
Sistem manajemen mutu meniscayakan adanya kesesuaian antara apa yang seharusnya (undang-undang, peraturan, SOP) dan apa yang senyatanya.
Bagaimana bisa mengetahui ada atau tidak adanya kesenjangan antara das sollen dan das sein jika tidak pernah dilakukan pengukuran dan tidak ada pendokumentasian?
Proses penerapan sistem manajemen mutu yang berlangsung di Pengadilan Agama Karawang bisa jadi contoh. Pekan kemarin, di PA Kelas IA itu, Badilag.net berkesempatan mengikuti rapat konsultasi dan pendampingan oleh konsultan.
Dari situ terungkap, dengan kerangka berpikir input-proses-output/outcome, di pengadilan harus ada pedoman kerja dan alat ukur kinerja yang berorientasi ke luar (pelayanan eksternal) dan ke dalam (pelayanan internal).
Business process yangterkait dengan pelayanan eksternal dibagi menjadi tiga, yaitu pelayanan untuk perkara contentius (cerai gugat dan gugatan lainnya), perkara voluntair (semua permohonan) dan perkara contentius yang menggunakan istilah voluntair (cerai talak).
Sementara business process yang terkait dengan pelayanan internal meliputi pelayanan kepegawaian, keuangan dan umum.
Rekaman mutu
Jika yang dibutuhkan hanya berbagai SOP, baik untuk pelayanan eksternal maupun internal, tentu saat ini pengadilan-pengadilan tidak lagi menemui hambatan yang berarti, sebab hampir seluruh pengadilan telah memilikinya. Pokok soalnya ialah tiadanya alat untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja. Kalaupun ada, alat ukur dan evaluasi kinerja itu masih terlalu abstrak, sehingga tidak cocok dengan standar-nya ISO.
Padahal, jika alat ukur itu tidak ada atau tidak dipakai, suatu organisasi tidak mungkin bisa memperoleh sertifikat ISO.
“Tidak bisa lulus kalau ada temuan mayor atau parah, misalnya tidak ada pengendalian rekaman mutu,” kata Aji Susatya, ST., M.M., konsultan yang mendampingi PA Karawang.
Rekaman mutu itu mesti tertulis, karena akan jadi bukti. Tidak harus ditulis secara manual, tapi bisa juga ditulis di komputer. Jadi, boleh hard copy, boleh juga soft copy.
Ambil contoh penanganan perkara cerai talak. Harus ada alat kendali untuk merekam mutu yang dimulai dari Proses pendaftaran; Pemberian nomor perkara; Penunjukan majelis hakim; Penunjukan panitera; Penunjukan juru sita pengganti; Penetapan hari sidang; Pemanggilan para pihak; Pemeriksaan perkara; Mediasi; Cabut permohonan jika mediasi berhasil; Pembacaan surat permohonan; Jawaban terhadap permohonan; Replik terhadap jawaban; Duplik terhadap replik; Pembuktian; Kesimpulan; Musyawarah majelis hakim; Pembacaan putusan; Penetapan majelis hakim ikrar talak; Penetapan hari sidang ikrar talak; Pemanggilan pemohon dan termohon; Sidang ikrar talak; Penerbitan produk hukum; hingga Produk hukum siap diambil.
Seluruh rangkaian business process itu dituangkan dalam suatu matriks, yang disertai nomor urut, tanggal pelaksanaan, jam mulai dan jam selesai, lalu nama dan paraf.
Di bawah matriks itu ada keterangan bahwa standar penanganan perkara cerai talak maksimal adalah 150 hari. Jika ternyata penanganan sebuah perkara cerai talak kurang dari atau tepat 150 hari, berarti standar tersebut tercapai. Namun jika yang terjadi sebaliknya, berarti standar tersebut tidak tercapai.
Di situ tersedia pula boks catatan. Jika standar tidak tercapai, misalnya, harus dijelaskan kenapa tidak tercapai; apa atau siapa yang jadi hambatan; dan apa solusinya.
Matriks beserta catatan di bawahnya itulah yang disebut dokumen rekaman mutu atau lembar kendali. “Ini harus diisi dengan senang hati, sebab inilah yang akan diaudit,” kata Aji.
Setelah diisi, rekaman mutu lantas ditaruh di tempat yang tepat. Untuk perkara cerai talak, misalnya, maka rekaman mutu sebaiknya ditaruh di berkas perkara tersebut dan salinannya ditaruh di buku khusus yang dipegang Ketua PA.
“Dengan buku kendali ini nanti pimpinan pengadilan dapat mengontrol. Kalau ada proses yang macet, macetnya di mana. Yang bermasalah sistemnya atau SDM-nya,” kata Aji.
Berbagai SOP dan rekaman mutu juga harus ada untuk pelayanan internal. Contohnya, penilaian prestasi kerja pegawai dengan menggunakan SKP. Pejabat di bidang kepegawaian harus punya standar waktu yang jelas dan terekam, mulai formulir SKP dibagikan, diisi oleh pegawai dan atasannya, lalu dihimpun, dan kemudian diserahkan kepada pejabat penilai dan atasannya.
Seluruh rekaman mutu itu harus didokumentasikan dengan baik, supaya mudah dicari ketika diaudit. Caranya, harus dibuat semacam register yang memuat nomor dokumen, judul, lokasi penyimpanan, media penyimpanan, metode menyimpan dan masa simpan.
Lokasi penyimpanan dibagi dua: jika aktif ditaruh di lemari dan jika pasif ditaruh di arsip. Media penyimpanan juga ada dua: aktif di buku dan pasif di dus. Begitupun masa simpan juga dibagi dua: jika aktif harus bisa dicari setiap waktu dan jika pasif dapat dimusnahkan.
Lantas, bagaimana jika pengadilan sudah punya berbagai SOP dan rekaman mutu, namun standar yang ditetapkan itu tidak tercapai? Apakah pengadilan otomatis akan dinyatakan gagal menerapkan sistem manajemen mutu dan tidak berhak meraih sertifikat ISO?
Tidak begitu, kata Aji Susatya. Pada tahap awal, yang dinilai adalah ada atau tidak adanya berbagai SOP dan rekaman mutu itu, lalu diaudit kebenarannya. Selama dokumen-dokumen tersedia, pengadilan berpeluang dinyatakan lulus dan berhak memperoleh sertifikat ISO.
Namun, pada tahun-tahun berikutnya, yang dinilai bukan sekadar ada atau tidaknya dokumen-dokumen itu, tapi lebih dari itu adalah apakah pelaksanaannya telah sesuai atau belum.
Penerapan sistem manajemen mutu adalah proses yang tak berujung. Ia never ending process. Semakin tahun, level auditnya semakin meningkat dan tentu saja pengadilan yang telah meraih sertifikat ISO dituntut untuk semakin baik.
Jika tidak semakin baik, atau bahkan suatu saat tidak lagi menerapkan sistem manajemen mutu, maka sebuah pengadilan bakal disebut sebagai “mantan penerima sertifikat ISO”.
[hermansyah]